Увеличение эффективности труда — 9 советов
11 июня 2009
Наверняка многим знакома ситуация, когда не хватает 7 дней в неделю и 24 часов в сутках, поскольку работа все накапливается и накапливается.
Со всем этим можно успешно справиться. Достаточно начать рационально планировать и использовать свое время. Далее я привожу несколько простых советов (которые, несмотря на простоту, не перестают быть эффективными) по увеличению продуктивности труда.
Приведенные советы прекрасно подойдут тем, кто большую часть времени проводит за компьютером — специалистам в сфере IT, дизайнерам, блоггерам, да и многим другим. А некоторые из советов подходят абсолютно всем.
1. Отключите аську и ей подобные программы
При, казалось бы, малом времени, которое мы затрачиваем на то, чтобы чиркнуть в аське пару строк, общий итог порой оказывается ошеломляющим. Плюс тратится время на переключение между окнами, на ожидание ответа, и в конце-концов просто пустое глядение в окно, думая, кому бы написать.
Можно, конечно, не отключать аську, а установить статус "Не беспокоить", и проверять сообщения во время перерывов. Но для действительно продуктивной работы, лучше ее отключить. Тогда не будет соблазна проверить мигающие сообщения, или поддаться позыву внезапной лени и просто поболтать.
Личное наблюдение
Как-то мне стало интересно, сколько времени я трачу на переписку в асе, поскольку казалось, что в суете работы редкие сообщения за день не отнимают драгоценное время.
Очистил историю и взвесил ее через одну неделю. Уменьшил размер на треть, чтобы не учитывать ники и дату. Далее логично предположил — один байт — один символ. В итоге оказалось, что при скорости печати 300~400 символов в минуту я тратил на переписку полтора-два часа в день! Это не учитывая время, которое требуется для переключения между окнами и ожидания ответа.
2. Проверяйте почту два раза в день
Отведите под проверку почты определенное время, например, утром и вечером. И более не отвлекайтесь на проверку входящей корреспонденции и написание ответов.
Если вы ответите клиенту только вечером — ничего страшного не произойдет, а вы сэкономите время на кликанье по кнопкам "Отправить" и "Принять", а также время, необходимо для переключения внимания с письма на текущую работу.
3. Планируйте рабочее время
Ничто так не помогает проанализировать эффективность работы, как планирование. Взглянув на список дел, можно точно сказать, насколько продуктивно прошел день, и какие задачи остались незавершенными. Введите себе за правило набрасывать план следующего дня.
К тому же, работая без списка задач, можно потратить полчаса просто кликая мышкой и переключаясь между окнами, соображая с чего бы начать. Когда план под рукой — эта проблема исчезает сама собой.
Используйте приоритеты
Наиболее важные задачи размещайте в начале списка, когда вы полны сил и энергии. Менее сложные или просто механические задачи оставляйте на вечер. Когда голова перестает работать, можно заняться организацией почты или обработкой изображений, что потребует от вас гораздо меньшей концентрации внимания.
Не планируйте лишнего
Будьте реалистичны — планируйте задачи на день, с которыми вы действительно успеете справиться. В противном случае, плавающие задачи будут перекочевывать изо дня в день, постепенно накапливаясь и сводя ваши планы на нет.
Еще один плюс планирования — через месяц-другой вы научитесь точно определять, сколько времени вам потребуется на выполнение той или иной задачи.
4. Не пересматривайте план и не меняйте приоритеты
Не менее важный пункт. Если вы набросали план действий и определились с задачами на день, не стоит пересматривать приоритеты и возвращаться к планированию. Это грозит пустой тратой времени. Если ничего экстренного не случилось — просто следуйте списку и выполняйте все намеченные дела по порядку.
Забугорная практика
Во многих блогах как американских, так и других дизайнеров есть прекрасное определение этой системе работы: Just Fucking Do It. И действительно, когда ты спланировал задачи на день, нет смысла их пересматривать. Просто, блядь, бери — и делай!
Начав работать по такому принципу, действительно замечаешь, что работа начинает продвигаться быстрей, поскольку не тратишь время на раздумья "Какую бы работу сделать сейчас, а какую потом, чтобы сэкономить время...". Именно в этих раздумья время и теряется.
5. Используйте клавиатуру по-полной
Вы все еще набираете двумя-тремя пальцами? Это не реклама программ-тренажеров, а действительно дельный совет. Стоит раз потратить пару недель на обучение слепому набору, а затем экономить время ежечасно. Приходится использовать два языка? Пройдите два раза. Затраты вашего ценного времени окупятся сторицей.
Другой аспект — в программах, которыми вы часто пользуетесь, есть множество горячих клавиш. Есть смысл потратить десять минут на просмотр хэлпа программы, чтобы изучить их, а затем не елозить мышкой по дебрям меню, а пользоваться клавиатурой. Тем более, в большинстве программ много схожих сокращений.
Сюда же добавлю — почаще жмите Ctrl+S. Если не сохранять данные, то это может обернуться потерянными часами работы (со мной это происходило раз восемь).
Реальный случай
Как наглядный антипример: пару лет назад, при покупке железнодорожного билета, видел, как кассирша, вбивая мои
6. Оставляйте свободное время
При планировании заданий на день всегда оставляйте свободное место. Возможно, у вас полетит жесткий диск или оборвется линия электропередач и вы останетесь без света.
Либо выполнение какой-то задачи может затянуться по независящим от вас причинам. При насыщенном и запланированном на дни вперед графике, сдвиг одного задания повлечет сдвиг всего остального. Тогда придется поработать в выходные или засидеться до утра, если сдвигаются срочные проекты.
Оставляя свободное время, вы сумеете этого избежать. Если же оно не понадобилось, можно лишний раз отдохнуть или уделить время другой задаче.
7. Хватит просматривать статистику
Да это всегда приятно видеть, что ваш сайт посетили еще десять/сто/тысяча посетителей или что вы заработали за утро 20 долларов. Но ведь это не должно быть целью. А как только ваши цели переместятся из разряда "Хочу 5 000 посетителей в день" или "Хочу каждый день продавать иллюстрации и фотографии на 100 долларов" в разряд "Наполнить сайт интересным содержимым" и "Создавать первоклассные иллюстрации и фотографии", так ваша нужда в проверке статистики отпадет. Все показатели начнут расти сами собой.
На примере всегда понятней
Более года назад, когда я только начал увлекаться фотобанками, мне было безумно невтерпеж проверять статистику загрузок/заработков. Включал компьютер — смотрел, сколько загрузили за ночь, проверял в обед и вечером. Буквально радовался каждым пяти долларам. А учитывая, что фотобанк далеко не один, то на это бесполезное занятие у меня уходила уйма времени. Это же касалось и просмотра статистики посещений сайта.
Было очень тяжело заставить себя просто не делать этого. И как только я стал уделять анализу посещений/загрузки лишь пару дней в месяц, чтобы определить дальнейшее направление работ, а остальное время — работе и содержимому, — начали расти и посещения, и продажи иллюстраций.
8. Отведите для чтения новостей и блогов отдельное время
Быть вnbsp;курсе событий, которыеnbsp;затрагивают ваш род деятельностиnbsp;— этоnbsp;просто замечательно. Просматривать другие блоги, узнавая что-то новое и, возможно, сокращая вnbsp;перспективе время, дляnbsp;решения каких-то задачnbsp;— превосходно.
Но также, как и почту, под их просмотр стоит отвести небольшой промежуток времени, отдельно от работы, и вот почему. Просмотрев очередной блог, и найдя интересную мысль, вы будете продолжать концентрироваться на ней, незаметно отвлекаясь от работы. И наоборот.
В итоге — рассеянное внимание, что в конечном итоге ведет к потере времени.
9. Делайте перерывы
И это верно! Не стоит просиживать по четыре часа над интересным проектом. Это не пойдет на пользу ни вам, ни вашей работе. Даже если вы влюблены в то, чем занимаетесь, небольшой перерыв пойдет вам на пользу.
Десять-двадцать минут отдыха — вы сможете вернуться к работе с новыми силами. Лично мне в этом плане очень помогает небольшая разминка, либо получасовая прогулка со своей собакой. Кстати, во время перерыва порой приходят новые идеи, которые позволяют по новому взглянуть на задачу, и которые бы просто не пришли вам в голову, измученную пятичасовой непрерывной работой.
И какие бы сроки не поджимали, найдите время для отдыха. Такие перерывы помогают работать гораздо продуктивней, и у вас будет больше шансов закончить работу вовремя.
Послесловие
На самом деле, это очень условный список. Практически, во время написания, у меня вертелось в голове множество мыслей, которые хотелось добавить. Просто не хотелось слишком раздувать статью, и я решил ограничиться девятью пунктами.
Возможно, в дальнейшем последует продолжение именно этой темы, поскольку именно времени всегда не хватает. А вот следовать советам или не соглашаться с ними — каждый решает сам для себя.
Мищенко Михаил, 11 июня 2009